5 Kennzahlen, die du als Inhaber:in deiner Physiotherapiepraxis kennen musst

Warum du deine Kennzahlen für deine Physiotherapiepraxis kennen solltest

“Ich will doch einfach nur therapieren, nicht rechnen.” Ein verbreitetes Denken – und ein gefährliches. Wer seine Physiotherapiepraxis führen will, muss wissen, wie sie steht. Denn nur, was du misst, kannst du steuern.

Die gute Nachricht: Es geht nicht um ein BWL-Studium. Sondern um 5 Kennzahlen, die du monatlich im Blick haben solltest.

Die 5 wichtigsten Praxiszahlen

1. Auslastung (Therapiestunden pro Woche im Verhältnis zur Kapazität)

Zeigt dir, wie effizient dein Team arbeitet.

• Ideal: 85–90 % Auslastung
• Zu niedrig? Ursachen finden: Leerlauf, Absagen, falsche Planung

Die Auslastung ist dein wichtigster Hebel. Schon 5 % mehr können am Monatsende einen deutlichen Unterschied machen – ohne dass jemand mehr arbeiten muss.

2. Umsatz pro Therapeut:in

Rechenformel: Monatsumsatz ÷ Anzahl Vollzeit-Therapeut:innen (VZÄ)

• Gibt dir einen Vergleichswert für die wirtschaftliche Entwicklung
• Auch hilfreich für Gehaltsgespräche und Personalplanung
• Zeigt, ob einzelne Therapeut:innen unter- oder überausgelastet sind

3. Ausfallquote (nicht stattgefundene Termine)

Zeigt dir, wie gut dein Terminmanagement funktioniert.

• Ziel: unter 5 %
• Lösungen bei hoher Quote:
  • Automatische Terminerinnerungen (SMS, WhatsApp)
  • Ausfallhonorar konsequent kommunizieren
  • Online-Absage ermöglichen (senkt No-Shows)

Jeder ausgefallene Termin kostet dich Umsatz – und lässt sich oft mit einfachen Maßnahmen verhindern.

4. Privatanteil / Zusatzumsatz

Wie viel deines Umsatzes kommt von Privatleistungen?

• Ziel: mindestens 10–20 %, je nach Konzept
• Zeigt, wie gut du deine Zielgruppe erreichst und Zusatzangebote verkaufst
• Beispiele: Präventionskurse, Trainingstherapie, Wellness-Massagen, Personal Training

Ein gesunder Privatanteil macht dich unabhängiger von Kassensätzen und gibt dir mehr unternehmerischen Spielraum.

5. Kostenstruktur (Fixkostenquote)

Wie viel vom Umsatz geht für Miete, Personal, Software, Versicherungen etc. drauf?

• Ziel: unter 70 %
• Tipp: Software mit klarem Return on Invest (ROI) nutzen

Wenn mehr als 70 % deines Umsatzes in Fixkosten fließen, bleibt zu wenig für Rücklagen, Investitionen und dein eigenes Gehalt.

Praxisbeispiel: Wie digitale Tools deine Zahlen verbessern

Digitale Patientenaufnahme

• 50 % schnellere Aufnahme von Neupatient:innen – weniger Wartezeit, mehr Effizienz
• Keine Druckkosten mehr – alle Formulare werden digital unterschrieben

KI-Dokumentation

• 75 % Zeitersparnis bei der Dokumentation – einfach per Spracheingabe
• Mehr Rechtssicherheit – klare, vollständige Doku schützt vor Regressen

KI-Inbox / Anrufbeantworter

• 0 Minuten AB abhören – Bela transkribiert alle Nachrichten automatisch
• Bessere Auslastung – z. B. durch strukturierte Wiedervergabe bei Absagen oder schnellen Rückruf von Neupatient:innen-Anfragen

Wie du diese Zahlen einfach findest

Mögliche Quellen:

• Abrechnungssoftware / Praxissoftware (Theorg, Starke Praxis, etc.)
• Steuerberater:in (monatliche BWA)
• Excel oder digitales Controlling-Tool

Wichtig: Die Zahlen bringen nur etwas, wenn du sie regelmäßig anschaust. Am besten: Ein fester Termin jeden Monat, 30 Minuten, Zahlen anschauen, Entscheidungen treffen.

Fazit: Mehr Durchblick, weniger Stress

Diese 5 Kennzahlen helfen dir, deine Physiotherapiepraxis aktiv zu steuern – statt nur zu reagieren. Du musst kein Controller werden. Aber ein praxisnaher Blick auf Umsatz, Auslastung & Co. macht dich unabhängiger, sicherer und erfolgreicher.

Fang diese Woche an: Schau dir eine einzige Kennzahl an. Nur eine. Und frag dich: Bin ich zufrieden damit? Wenn nicht – was kann ich ändern?